Kamu yang bekerja pasti gak bakalan lepas dari menggunakan pesan elektronik yaitu email. Email jadi hal penting. Sebelum mengirim atau membalas email, kamu harus memeriksanya berulang-ulang. Selain itu, kamu juga jangan sampai salah mengirimkan email atau salah menggunakan kalimat sehingga terlihat tidak sopan.

Berikut ini ada 7 kesalahan kalimat di email yang sebaiknya kamu hindari dan menggantinya dengan kalimat yang benar dan lebih terlihat pantas. Ingat, dari emailmu, akan terlihat kredibilitas kamu saat bekerja. Kamu pasti gak mau dong dinilai gak kompeten. Jadi, cari tahu yuk kalimat apa saja yang harus kamu hindari!

1. “Maaf untuk keterlambatan membalas email ini.” ganti dengan “Terima kasih untuk kesabaran anda.”

Jangan menunjukkan secara terang-terangan bahwa kamu terlambat membalas email tersebut. Orang yang kamu tuju bisa jadi lupa dengan emailmu tapi dengan kamu mengatakan langsung keterlambatan emailmu, sama saja kamu membeberkan kesalahanmu sendiri. Dari pada begitu dan kamu dinilai tidak kompeten, lebih baik kamu berterima kasih karena kesabarannya menunggu balasan email darimu.

2. “Saya tidak tahu.” ganti dengan “Saya akan mencari tahu.”

Jika kamu tidak mengetahui tentang sesuatu yang ditanyakan padamu dalam emailmu, jangan mengatakannya langsung. Sebaiknya, kamu mengatakan bahwa kamu akan mencari tahu dan itu membuat penerima emailmu tahu bahwa kamu sedang berusaha mencari tahu tentang hal tersebut dan akan lebih menghargai usahamu.

3. “Saya tahu.” ganti dengan “Anda benar.”

Jangan terlihat sok tahu walaupun kamu benar-benar tahu. Ganti kalimat tersebut dengan “anda benar” karena kalimat itu bukan hanya kamu mengetahui hal yang dimaksud tapi kamu juga menghargainya sebagai informan.

4. “Saya tidak ada pekerjaan apapun hari ini.” ganti dengan “Saya belum ada jadwal pertemuan apapun.”

Jangan mengatakan seolah kamu menganggur di kantor. Dia akan mempertanyakan bagaimana mungkin kamu tidak ada pekerjaan sama sekali jika kamu berada di kantor. Dia akan meragukan posisimu. Walau mungkin kamu sedang lengang, kamu bisa menggantinya bahwa kamu belum ada janji pertemuan apa-apa. Itu lebih masuk akal.

5. “Ini mudah sekali.” ganti dengan “Ini tidak sesulit yang anda bayangkan.”

Jika kamu mengatakan kalimat pertama, kamu akan terlihat mengentengkan hal tersebut dan terkesan sombong. Lewat email sekalipun, kamu harus membangun kesan yang baik. Ganti kalimat pertama dengan ini tidak sesulit yang anda bayangkan karena itu akan membuat dia memikirkan tentang cara lain dalam hal tersebut. Dia juga akan menganggap kamu cerdas tanpa perlu kamu yang memperlihatkannya.

6. “Saya kira…” ganti dengan “Dalam pemahaman saya…”

Sebisa mungkin jangan menggunakan kalimat kira-kira atau mungkin karena akan terkesan bahwa kamu tidak yakin dan hal yang kamu bahas belum tentu benar. Sebaliknya, gunakan kalimat “dalam pemahaman saya…” agar kamu tidak terkesan tidak yakin dengan statement mu.

7. “Saya sedang sibuk.” ganti dengan “Bisakah kita melanjutkan hal ini nanti?”

Jangan langsung mengatakan kamu sedang sibuk walaupun kamu benar-benar sibuk. Melainkan, kamu bisa mengakalinya dengan menggunakan kalimat yang lebih terdengar sopan yaitu dengan menjadwalkan ulang perihal yang sedang kalian bahas. Dia akan langsung mengerti bahwa kamu sedang sibuk tanpa perlu kamu yang memberitahunya langsung.

Semua kesalahan kalimat di atas mungkin tidak sadar pernah kamu lakukan, namun sekarang setelah mengetahuinya, kamu jangan lagi melakukan kesalahan yang sama. Bangun image sebaik-baiknya lewat email yang kamu kirimkan agar orang yang menerima emailmu tahu bahwa kamu memang partner kerja yang pas dan kompeten.

Source: idntimes.com