Sobat TOGI pernah mendengar istilah “apa itu briefing?”, jika belum tahu mengenai istilah “apa itu briefing?” maka Anda wajib menyimak artikel kali ini, sebab kami akan mengulas tentang “apa itu briefing?” secara lengkap.

Briefing adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk menyampaikan informasi penting secara singkat kepada sekelompok orang atau tim. Dalam konteks bisnis atau proyek, briefing sering kali digunakan untuk memberikan arahan, tujuan, dan informasi terkait tugas atau proyek yang sedang dijalankan. 

Dengan kata lain, briefing bertujuan untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama mengenai hal-hal krusial yang perlu diperhatikan. 

Apabila Anda memasuki dunia kerja, maka perlu untuk memahami istilah briefing ini, supaya mudah dalam mencerna informasi yang disampaikan. Baiklah, langsung saja disimak ulasannya berikut ini!

Pengertian “Apa itu Briefing?” 

Apa itu briefing? Briefing adalah suatu proses penyampaian informasi, instruksi, atau panduan terperinci kepada individu atau kelompok terkait dalam konteks tertentu. Tujuan dari briefing adalah untuk memberikan pemahaman yang jelas mengenai suatu tugas, proyek, atau kegiatan tertentu. 

Dalam konteks bisnis atau pekerjaan, briefing sering digunakan untuk menyampaikan panduan, harapan, dan informasi yang diperlukan agar semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang seragam dan komprehensif mengenai suatu topik atau pekerjaan yang akan dilaksanakan. 

Briefing dapat dilakukan secara lisan atau tertulis, tergantung pada kebutuhan dan preferensi pihak yang memberikan briefing.

Waktu Pelaksanaan Briefing

Waktu pelaksanaan briefing dapat bervariasi tergantung pada konteks dan kebutuhan spesifik dari suatu kegiatan atau proyek. Briefing bisa dilakukan sebelum dimulainya suatu tugas atau proyek, atau juga saat-saat tertentu selama jalannya kegiatan tersebut.

Dalam beberapa kasus, briefing dapat diadakan beberapa hari sebelum dimulainya suatu proyek untuk memberikan waktu kepada anggota tim untuk mempersiapkan diri. Sebaliknya, dalam situasi yang mendesak atau tugas yang lebih singkat, briefing dapat dilakukan hanya beberapa jam sebelum pelaksanaan tugas dimulai.

Selain itu, briefing rutin juga bisa dijadwalkan selama pelaksanaan proyek untuk menyampaikan pembaruan, mengevaluasi kemajuan, dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. Waktu briefing yang tepat akan sangat tergantung pada dinamika proyek, urgensi informasi yang perlu disampaikan, dan kebutuhan untuk menjaga komunikasi yang efektif di antara anggota tim.

Tujuan dari Briefing

Tujuan dari briefing adalah menyampaikan informasi yang jelas, singkat, dan terarah kepada orang atau tim yang terlibat dalam suatu proyek, tugas, atau kegiatan tertentu. Briefing bertujuan untuk memberikan pemahaman yang mendalam tentang tujuan, ruang lingkup, dan harapan terkait dengan suatu aktivitas. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari briefing:

1. Pemahaman Bersama

Briefing membantu memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang seragam tentang proyek atau tugas yang akan dilaksanakan. Hal ini mencegah terjadinya kebingungan atau interpretasi yang salah.

2. Tujuan dan Sasaran

Briefing memberikan klarifikasi tentang tujuan utama dan sasaran yang ingin dicapai. Ini membantu tim fokus pada hasil yang diinginkan dan memahami bagaimana pencapaian tujuan tersebut dapat diukur.

3. Peran dan Tanggung Jawab

Dalam briefing, peran dan tanggung jawab setiap anggota tim atau individu dijelaskan dengan jelas. Hal ini membantu mencegah ketidakjelasan mengenai tugas masing-masing anggota tim.

4. Informasi Teknis

Jika proyek melibatkan aspek teknis atau informasi khusus, briefing memberikan kesempatan untuk menyampaikan detail-detail ini secara rinci. Ini memastikan bahwa semua pihak terlibat memahami aspek-aspek teknis yang relevan.

5. Harapan Kualitas dan Waktu

Briefing mencakup harapan terkait dengan kualitas hasil kerja serta batas waktu yang harus diperhatikan. Ini membantu tim mengatur prioritas dan mengelola waktu dengan lebih efektif.

6. Komunikasi Timbal Balik

Briefing juga menciptakan kesempatan untuk pertanyaan, klarifikasi, dan umpan balik. Ini menciptakan saluran komunikasi yang terbuka antara pemimpin atau penyelenggara briefing dengan anggota tim.

7. Motivasi dan Keterlibatan

Briefing dapat digunakan sebagai sarana untuk memotivasi tim dan menciptakan keterlibatan emosional terhadap tugas atau proyek. Memahami tujuan dan dampak pekerjaan mereka dapat meningkatkan motivasi dan kualitas kerja.

8. Penyelesaian Potensi Masalah

Briefing dapat memberikan ruang untuk mengidentifikasi potensi masalah atau hambatan yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek. Ini memungkinkan tim untuk merencanakan solusi atau strategi mitigasi.

Baca juga: Mind Mapping Adalah Teknik yang Membantu Memahami Konsep

Cara Mengadakan Briefing

Mengadakan briefing yang efektif melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan jelas, dipahami, dan dapat dijalankan oleh semua pihak yang terlibat. Berikut adalah langkah-langkah umum yang dapat diikuti saat mengadakan briefing:

1. Persiapkan Materi Briefing:

• Identifikasi informasi utama yang perlu disampaikan.
• Susun materi briefing secara terstruktur agar mudah dipahami.
• Gunakan visualisasi seperti slide presentasi jika diperlukan.

2. Tentukan Tujuan dan Sasaran:

• Jelaskan dengan jelas tujuan dan sasaran dari proyek atau tugas.
• Rinci langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuan tersebut.

3. Identifikasi Peserta:

• Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek atau tugas hadir.
• Pastikan kehadiran orang-orang yang memiliki peran kunci dalam pelaksanaan.

4. Atur Waktu dan Tempat:

• Tentukan waktu yang sesuai untuk briefing, memastikan bahwa semua peserta dapat hadir.
• Pilih lokasi yang nyaman dan bebas gangguan untuk memastikan fokus.

5. Sampaikan Informasi dengan Jelas:

• Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari istilah teknis yang mungkin membingungkan.
• Fokus pada informasi yang paling penting dan relevan.
• Gunakan contoh atau ilustrasi untuk memperjelas poin-poin kunci.

6. Buka Ruang untuk Pertanyaan dan Diskusi:

• Ajak peserta untuk bertanya jika ada hal yang kurang jelas.
• Sediakan waktu untuk diskusi guna memastikan pemahaman yang mendalam.

7. Jelaskan Peran dan Tanggung Jawab:

• Rinci peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau tim.
• Pastikan bahwa setiap orang memahami kontribusinya terhadap kesuksesan proyek.

8. Berikan Informasi Teknis (jika diperlukan):

• Jika briefing melibatkan aspek teknis, sampaikan informasi tersebut dengan jelas.
• Gunakan contoh atau demonstrasi jika memungkinkan.

9. Jelaskan Batas Waktu dan Kriteria Keberhasilan:

• Tetapkan batas waktu untuk pencapaian tujuan.
• Jelaskan kriteria keberhasilan agar semua pihak memiliki pemahaman yang seragam.

10. Rekapitulasi dan Umpan Balik:

• Rekapitulasi poin-poin penting yang telah dibahas.
• Minta umpan balik dari peserta untuk memastikan bahwa informasi telah dipahami dengan benar.

11. Dokumentasikan Hasil Briefing:

• Buat catatan singkat atau dokumentasi mengenai hasil briefing.
• Bagikan materi briefing kepada peserta untuk referensi lebih lanjut.

12. Tindak Lanjuti:

• Tentukan tindak lanjut yang perlu dilakukan oleh setiap individu atau tim.
• Pastikan bahwa semua peserta memiliki akses ke sumber daya atau informasi yang mereka butuhkan.

Baca juga: Kemampuan Analisis adalah Kunci Sukses dalam Pekerjaan Anda

Kesimpulan

Setelah membaca lengkap ulasan di atas, dapat disimpulkan mengenai “apa itu briefing?”. Briefing adalah proses komunikasi yang diselenggarakan untuk menyampaikan informasi, tujuan, dan panduan terkait suatu proyek, tugas, atau kegiatan tertentu kepada orang atau tim yang terlibat. 

Tujuannya adalah memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang seragam tentang apa yang perlu dilakukan, mengapa hal tersebut penting, dan bagaimana mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam briefing, informasi disampaikan dengan jelas dan singkat, peran dan tanggung jawab ditetapkan, dan terdapat kesempatan untuk pertanyaan dan diskusi. Briefing berfungsi sebagai alat penting dalam manajemen proyek dan komunikasi tim untuk mencapai keberhasilan dalam suatu tugas atau proyek.