Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh kelompok Standish di tahun 2009, hanya 32% dari semua proyek Teknologi Informasi yang berhasil. Mereka dikirim tepat waktu, sesuai anggaran dan dilengkapi fitur dan fungsi yang dibutuhkan. 44% ditantang karena terlambat, menganggur dan dengan fitur lebih sedikit. 24% gagal dan dibatalkan sebelum selesai atau dikirim tanpa digunakan. Laporan kekacauan ini dianggap menarik mengingat kumpulan manajer proyek yang ada di Amerika Serikat. Jadi, mengapa sebagian besar proyek (68%) tidak memenuhi kewajiban kontrak mereka dengan terlambat, melebihi anggaran atau kegagalan langsung?

Proyek TI gagal karena alasan yang meliputi:

  • Pengumpulan kebutuhan yang tidak benar: Persyaratan proyek harus didokumentasikan dengan tepat melalui meeting, focus groups, laporan dan wawancara.
  • Scope Project: Lebih sering daripada tidak, Scope Project biasanya tidak mencakup seluruh aspek pekerjaan yang akan dilaksanakan. Hal ini menyebabkan pelaksanaan dengan penyesuaian lingkup kerja yang terkait dan permintaan untuk fitur tambahan yang sebelumnya tidak disertakan.
  • Management Control: Tidak adanya Management Control memungkinkan perubahan dan penambahan yang tidak perlu diterima dalam proyek yang sedang berjalan tanpa penilaian penuh atas dampak potensial.
  • Rencana pengelolaan risiko yang tidak memadai: Tidak adanya perencanaan risiko, proses penilaian risiko kualitatif dan kuantitatif membuat sulit untuk bersikap proaktif terhadap potensi risiko. Rencana respons risiko harus diterapkan untuk mengurangi dampak risiko.
  • Kurangnya dukungan manajemen: Jika manajemen puncak tidak mendukung proyek besar dengan menyediakan sumber daya keuangan dan sumber daya yang dibutuhkan, proyek ini pasti akan gagal.
  • Triple Constraint: Ketidakmampuan untuk menyeimbangkan tiga batasan biaya, jadwal dan anggaran untuk memastikan kualitas proyek. Jika ada perubahan pada salah satu tripod dari tiga kendala, dua lainnya akan terpengaruh.
  • Penggunaan teknik peramalan yang tidak semestinya seperti EVM: Manajer proyek harus benar menggunakan teknik perkiraan seperti earned value management (EVM) agar mereka dapat menentukan apakah proyek berada di belakang atau di depan jadwal dan anggaran.
  • Komunikasi: Harus ada komunikasi yang efektif antara tim proyek dan pemegang kepentingan. Komunikasi, tingkat, frekuensi dan metode harus ditentukan selama perencanaan.
  • Metodologi Manajemen Proyek: Pilihan metodologi manajemen proyek yang tepat agar sesuai dengan tujuan proyek harus diadopsi. Contohnya meliputi: Software development Lifecycle (SDLC), Waterfall, Scrum, Agile atau Extreme Programming (XP) tergantung kebutuhan klien.
  • Keterampilan Manajemen Proyek: Proyek harus dipimpin oleh manajer proyek yang terlatih yang memahami teknik manajemen proyek, strategi, area pengetahuan dan kelompok proses sesuai dengan standar dan persyaratan lembaga manajemen proyek.

Pertimbangan untuk langkah-langkah di atas selama perencanaan dan pelaksanaan proyek akan secara radikal memperbaiki hasil dan tingkat keberhasilan proyek.

(Visited 41 times, 1 visits today)