Cara Membalas Email HRD – Apakah Sobat TOGI termasuk fresh graduate atau sedang menjalani magang dan belum tahu bagaimana cara membalas email HRD? Usaha gigih dalam mengirimkan surat lamaran pasti mengundang antisipasi terhadap respons dari HRD. Oleh karena itu, ketika akhirnya menerima balasan berupa undangan wawancara atau tawaran pekerjaan melalui email, tentunya perasaan bahagia tak terbendung, bukan? 

Perlu diingat bahwa kemampuan Anda dalam berkomunikasi akan menjadi salah satu aspek yang dinilai dalam penilaian untuk melangkah ke tahap berikutnya. Oleh karena itu, pastikan bahwa balasan email Anda ditulis dengan kualitas dan kebenaran yang baik. Untuk itulah Anda harus memahami bagaimana cara membalas email HRD dengan tepat. 

Poin – poin dalam Cara Membalas Email HRD

Berikut adalah poin-poin penting yang dapat Anda pertimbangkan di dalam cara membalas email HRD setelah menerima undangan wawancara atau tawaran pekerjaan:

1. Rasa Terima Kasih

Mulailah dengan mengungkapkan rasa terima kasih atas undangan atau tawaran yang diberikan. Ini mencerminkan sikap sopan dan menghargai.

2. Konfirmasi Kehadiran

Jika undangan adalah untuk wawancara atau acara tertentu, pastikan Anda mengkonfirmasi kehadiran Anda dengan jelas dan tegas.

3. Pertanyaan Tambahan

Jika ada informasi tambahan yang Anda butuhkan, seperti detail waktu, lokasi, atau instruksi khusus, tanyakan dengan sopan. Ini membantu memastikan bahwa Anda memiliki semua informasi yang diperlukan.

4. Ekspresi Antusiasme

Tunjukkan antusiasme Anda terhadap peluang ini. Ceritakan bagaimana Anda sangat berharap untuk bertemu dengan tim atau menjalani langkah selanjutnya dalam proses seleksi.

5. Pertimbangan Waktu

Jika Anda perlu waktu untuk meninjau tawaran atau menjawab dengan keputusan akhir, sampaikan dengan sopan. Beri tahu kapan Anda akan memberikan jawaban.

6. Pertanyaan tentang Prosedur

Jika ada langkah-langkah khusus yang perlu diikuti sebelum wawancara atau tahapan selanjutnya, pastikan Anda memahaminya dan bertanya jika ada hal yang tidak jelas.

7. Penekanan pada Keahlian dan Nilai Anda

Dalam balasan Anda, Anda bisa menjelaskan lebih lanjut mengenai bagaimana keahlian dan nilai-nilai Anda cocok dengan posisi yang ditawarkan. Ini dapat memperkuat kesan yang positif kepada HRD.

8. Pengingat tentang Berkas atau Portofolio

Jika ada dokumen atau portofolio yang perlu Anda persiapkan sebelum wawancara atau tahapan selanjutnya, pastikan Anda menyebutkannya.

9. Kesediaan untuk Bertanya Lebih Lanjut

Tegaskan bahwa Anda siap untuk menjawab pertanyaan lebih lanjut atau mengikuti petunjuk lebih lanjut dari HRD.

10. Penutup dengan Sopan

Tutup email Anda dengan salam yang ramah dan tanda tangan yang sesuai.

Contoh Cara Membalas Email HRD

1. Contoh email balasan untuk mengkonfirmasi panggilan interview

Untuk mengkonfirmasi kesediaan Anda dalam menghadiri jadwal wawancara yang telah ditentukan, berikan konfirmasi kehadiran Anda serta menanyakan informasi terkait data atau dokumen tambahan yang mungkin diperlukan.

Ingatlah untuk menjaga bahasa formal dan sopan dalam email Anda. Berikut ini adalah contoh format umum di dalam cara membalas email HRD:

Subjek: Konfirmasi Kehadiran 

Kepada Yth, Bapak Dimas,

HR Department PT. Lancar Jaya

Salam Sejahtera,

Saya mengucapkan terima kasih atas undangan yang diberikan kepada saya untuk menghadiri wawancara pada 22 September 2023 di kantor PT. Lancar Jaya. Saya dengan senang hati mengkonfirmasi kehadiran saya pada acara tersebut.

Apabila ada dokumen lain yang dibutuhkan, mohon diinformasikan supaya saya dapat mempersiapkannya.  

Terima kasih sekali lagi atas kesempatan ini. Saya sangat menantikan kesempatan untuk dapat  berkontribusi di PT. Lancar Jaya. 

Hormat saya,

Rusfaldi

085798987554

2. Contoh email balasan untuk menolak panggilan interview

Jika Anda telah memutuskan untuk menolak atau tidak akan melanjutkan proses lamaran kerja, maka jangan begitu saja mengabaikan email undangan interview yang masuk. Balaslah dengan sopan, dan berikan alasan Anda menolak undangan tersebut. 

Ingatlah untuk tetap menjaga bahasa yang formal dan sopan di dalam email Anda. Berikut ini adalah contoh format umum di dalam cara membalas email HRD untuk menolak panggilan interview: 

Subjek: Konfirmasi Ketidakhadiran 

Kepada Yth, Bapak Dimas,

HR Department PT. Lancar Jaya

Salam Sejahtera,

Saya mengucapkan terima kasih atas undangan yang diberikan kepada saya untuk menghadiri wawancara pada 22 September 2023 di kantor PT. Lancar Jaya. Namun, dengan berat hati saya harus menolak undangan tersebut, dikarenakan telah diterima bekerja di perusahaan lain untuk posisi yang sama.

Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang telah PT. Lancar Jaya berikan. Saya berharap  dapat bertemu kembali dan bekerja sama di masa yang akan datang.

Hormat saya,

Rusfaldi

085798987554

3. Contoh email balasan untuk reschedule panggilan interview

Di dalam cara membalas email HRD, kadang terdapat pergantian jadwal interview yang diakibatkan oleh bentrok Apabila Anda berhalangan hadir pada waktu yang telah ditentukan, maka cobalah untuk mengatur ulang jadwal panggilan interview dan mengajukan perpindahan jadwal sesuai dengan jadwal mereka. Berikut ini cara membalas email HRD jika Anda hendak mereschedule panggilan interview:

Subjek: Konfirmasi Reschedule Interview

Kepada Yth, Bapak Dimas,

HR Department PT. Lancar Jaya

Salam Sejahtera,

Saya mengucapkan terima kasih atas undangan yang diberikan kepada saya untuk menghadiri wawancara pada 22 September 2023 di kantor PT. Lancar Jaya. Namun, sayang sekali saya berhalangan hadir pada tanggal tersebut, dikarenakan masih di luar kota.

Sangat saya harapkan Bapak dapat mengizinkan saya untuk mereschedule waktu wawancara ke Hari Senin, 25 September 2022, atau pilihan lain setelah tanggal tersebut yang sesuai dengan ketersediaan Bapak.

Terima kasih sebelumnya, atas pengertian dan pertimbangan dari Bapak.

Hormat saya,

Rusfaldi

085798987554

Contoh cara membalas email diterima kerja (offering letter)

Bagi Anda yang akhirnya berhasil mendapatkan tawaran pekerjaan, selamat atas pencapaian tersebut! Apapun keputusan yang Anda ambil, tolong balaslah email penerimaan pekerjaan tersebut dengan sikap yang sopan dan sampaikan rasa terima kasih Anda.

Jika rekruter telah memberikan informasi mengenai besaran gaji atau detail manfaat yang akan Anda terima, berikan tanggapan terhadap informasi tersebut dalam respon Anda. Balaslah apakah Anda menerima tawaran tersebut atau mengungkapkan keinginan atau butuh waktu untuk melakukan negosiasi lebih lanjut.

1. Contoh cara membalas email HRD, untuk menerima tawaran kerja

Jika Anda memutuskan untuk menerima tawaran dan setuju mengenai gaji serta manfaat yang diberikan, maka ungkapkan melalui email balasan Anda. Konfirmasi juga kapan hari pertama Anda bekerja.

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Donny

HR Department PT. Angin Duduk

Selamat pagi, Pak Donny.

Terima kasih atas keputusan penerimaan saya di PT. Angin Duduk sebagai Conten Writer.

Saya sangat senang menerima posisi ini, dan siap bekerja mulai tanggal 22 September 2023, sesuai dengan diskusi yang telah kita lakukan sebelumnya.

Saya juga telah sepenuhnya mengerti dan menyetujui mengenai besaran gaji serta manfaat yang tertulis dalam surat penawaran kerja Anda. Seperti yang telah disepakati, saya akan menerima gaji pokok sebesar Rp. 9.000.000 (sembilan juta rupiah) dan manfaat asuransi kesehatan.

Sekali lagi, saya berterima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang telah Bapak berikan, juga sangat antusias untuk segera bergabung di PT. Angin Duduk.

Hormat saya,
Robby Haram

2. Contoh cara membalas email HRD, untuk menolak tawaran kerja

Apabila Anda memutuskan untuk tidak menerima pekerjaan yang ditawarkan, tetap balaslah dengan cara membalas email HRD dengan cara yang sopan, beserta alasan Anda mengapa tidak dapat bergabung dengan perusahaan tersebut. 

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Donny

HR Department PT. Angin Duduk

Selamat pagi, Pak Donny.

Terima kasih atas keputusan penerimaan saya di PT. Angin Duduk sebagai Conten Writer.

Meskipun ini adalah keputusan yang sulit, saya memutuskan untuk tidak menerima tawaran tersebut, dikarenakan saya telah menerima tawaran pekerjaan untuk posisi yang sama di perusahaan lain.

Proses rekrutmen di PT. Angin Duduk sangat berkesan dan menyenangkan. Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang telah Pak Donny berikan selama proses ini berlangsung.

Semoga di lain kesempatan, kita dapat kembali bertemu dan bekerja sama.

Hormat saya,
Robby Haram

Kesimpulan

Menjawab email dari perekrut, terutama dalam konteks cara membalas email HRD, memerlukan keahlian dalam menggunakan bahasa yang sopan dan berkelas.

Di samping keahlian dan pengalaman, keterampilan berkomunikasi Anda juga merupakan faktor utama dalam membangun jalan menuju karier impian Anda, terutama ketika Anda merespons undangan atau tawaran tertulis dari HRD. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa n ada balasan email Anda mencerminkan sisi terbaik dari profesionalisme yang Anda miliki.

Setelah Anda melewati fase korespondensi melalui email, TOG Indonesia menawarkan berbagai tips dan trik yang dapat membantu Anda melewati langkah-langkah rekrutmen berikutnya, termasuk cara membalas email HRD dengan tepat. Simak artikel-artikel yang seputar dunia interview dari TOG Indonesia lainnya. Teruslah membaca dan semoga sukses!