Perbedaan HRD dan Personalia – Apakah Sobat TOGI termasuk yang belum mengetahui mengenai perbedaan HRD dan Personalia? Memang banyak masyarakat yang belum mengetahui tentang perbedaan HRD dan Personalia dalam lingkungan perusahaan. Meskipun istilah ini sering digunakan secara bergantian, sebenarnya keduanya memiliki peran yang berbeda dalam manajemen sumber daya manusia.

Dengan memahami perbedaan HRD dan Personalia, para calon pelamar pekerjaan serta karyawan di perusahaan dapat lebih tepat dalam mengarahkan pertanyaan atau keperluan mereka. Hingga saat ini, mungkin masih banyak orang yang mengira bahwa HRD dan personalia adalah satu divisi yang sama dari suatu perusahaan. 

Hal ini sering terlihat pada kesalahan para karyawan baru yang ingin melamar pekerjaan, di mana mereka umumnya bingung harus mengirimkan surat lamarannya ke HRD atau ke manajer personalia.

Padahal, kenyataannya, meskipun memiliki lingkup kerja yang serupa, keduanya memiliki definisi, fungsi, dan tugas yang berbeda. Apa saja perbedaan HRD dan personalia? Apa saja tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh keduanya?

HRD itu apa?

Untuk mengetahui perbedaan  HRD dan Personalia, yang pertama harus dicerna adalah mengetahui pengertian HRD dan Personalia terlebih dahulu. Untuk itu, pahami apa istilah HRD berikut ini. 

Human Resources Department (HRD), sering disingkat sebagai HRD, adalah salah satu divisi di suatu perusahaan yang berfokus pada pengelolaan segala aspek terkait kepegawaian, mulai dari tahap seleksi hingga rekrutmen. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), HRD memiliki arti Departemen Sumber Daya Manusia.

HRD merupakan elemen penting dalam struktur perusahaan, bertanggung jawab untuk mengurusi segala hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia di perusahaan. Mulai dari proses rekrutmen hingga administrasi kepegawaian, peran HRD sangat terasa dalam menjaga keberlangsungan operasional dan pengembangan tenaga kerja di perusahaan.

Departemen HRD dalam suatu perusahaan memiliki tugas utama untuk meningkatkan produktivitas para karyawan dan melindungi perusahaan dari potensi masalah yang mungkin muncul dalam lingkungan kerja. HRD juga bertanggung jawab atas kompensasi dan tunjangan, proses perekrutan dan pengakhiran hubungan kerja, serta pematuhan terhadap peraturan yang dapat mempengaruhi baik perusahaan maupun karyawan.

Tugas-tugas HRD

Di dalam perbedaan HRD dan Personalia, terdapat pokok-pokok tugas dan tanggung jawab yang sedikit berbeda. Ada pun tugas-tugas HRD di antaranya adalah: Perencanaan, perekrutan, pengembangan, pengelolaan kinerja, penetapan gaji dan kompensasi, serta pemutusan hubungan kerja (PHK) sumber daya manusia di suatu perusahaan adalah tanggung jawab HRD. Di samping itu, HRD juga memiliki peran dalam penempatan karyawan pada posisi yang sesuai. Kegiatan HRD umumnya dilakukan secara manual dan bersifat rutin.

Salah satu tugas utama divisi HRD adalah mempersiapkan dan menyeleksi tenaga kerja melalui proses persiapan internal dan eksternal, perekrutan, dan seleksi di perusahaan.

Selain itu, HRD juga memiliki tanggung jawab dalam pengembangan, evaluasi, dan pemantauan kinerja karyawan. HRD menilai apakah karyawan mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik serta memberikan kontribusi positif bagi perusahaan. Ini membantu perusahaan memaksimalkan potensi karyawan.

Pemberian gaji atau insentif berdasarkan kinerja karyawan juga menjadi tanggung jawab HRD. Pengeluaran gaji harus dilakukan secara tepat oleh perusahaan sesuai dengan situasi pasar tenaga kerja dan hasil kerja karyawan. Selain itu, HRD memiliki peran dalam memberikan perlindungan dan keringanan kepada karyawan.

HRD juga melaksanakan tugas administratif, menanggapi masalah reaktif, dan memiliki peran perencanaan yang minim.

Beberapa tanggung jawab HRD antara lain:

• Mengembangkan dan mengevaluasi karyawan
• Memantau kinerja karyawan
• Memberikan konsultasi dan administrasi kepada karyawan
• Melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) karyawan
• Memberikan perlindungan dan keringanan
• Menyusun gaji bagi karyawan

Apa itu Personalia

Sebenarnya perbedaan HRD dan personalia tidak terlalu signifikan. Kedua divisi ini sama-sama mengurusi urusan kepegawaian. Jika HRD adalah divisi yang mengelola sumber daya manusia, personalia adalah rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia.

Pengelolaan yang dijalankan oleh fungsi personalia, sering dikenal sebagai manajemen personalia, berarti bahwa personalia bertanggung jawab atas basis data karyawan, penggajian, dan pembayaran tunjangan lainnya.

Divisi personalia bertugas dalam melaksanakan rangkaian aktivitas pengelolaan SDM di perusahaan, terutama dalam aspek administratif yang mengatur relasi kerja antara perusahaan dan karyawan. Keberadaan personalia sangat penting dalam operasional bisnis untuk memastikan pengelolaan perusahaan berjalan dengan lancar.

Tugas Personalia

Personalia memiliki keterkaitan yang erat dengan semua hal yang berhubungan dengan karyawan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas mereka.

Manajemen atau fungsi personalia memiliki tanggung jawab terhadap aspek-aspek seperti basis data karyawan, penggajian, pembayaran tunjangan, pencatatan cuti, pinjaman karyawan, absensi, pengarsipan dokumen, dan lain-lain.

Berbagai fungsi yang dijalankan oleh manajemen personalia mencerminkan tugas yang diemban oleh individu dalam bidang personalia. Fungsi-fungsi tersebut termasuk:

• Pengadaan: Menyediakan jumlah tertentu sumber daya manusia dengan beragam keahlian melalui seleksi, rekrutmen, dan penempatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis.
• Perencanaan: Menentukan program-program untuk mencapai tujuan perusahaan.
• Pengorganisasian: Membentuk struktur organisasi dengan merancang hubungan antar-fungsi yang memungkinkan anggota atau jabatan dalam perusahaan untuk berkolaborasi efektif menuju tujuan bersama.
• Pengarahan: Memastikan karyawan bekerja bersama dan menjalankan rencana organisasi secara efisien.
• Pengawasan: Mengatur berbagai aktivitas dan membandingkannya dengan rencana yang ada, serta melakukan koreksi jika ditemui penyimpangan.
• Pemeliharaan: Menjaga kondisi kerja yang efektif, termasuk sikap positif karyawan terhadap tugas, komunikasi yang baik di dalam organisasi, dan program kesehatan dan keselamatan.
• Pengembangan: Meningkatkan keterampilan karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.
• Pemberian kompensasi: Memberikan penghargaan secara adil dan sesuai untuk peran, tanggung jawab, dan prestasi karyawan.
• Pengintegrasian: Menyatukan kepentingan perusahaan dengan kebutuhan karyawan agar dapat bekerja harmonis dalam pencapaian tujuan bersama.

Beberapa tugas personalia antara lain sebagai berikut:

• Data karyawan, penggajian, dan pembayaran manfaat lainnya
• Manajemen absensi dan daftar kehadiran karyawan, serta pencatatan cuti
• Manajemen pinjaman karyawan dan penyimpanan dokumen 
• Penerimaan tenaga kerja dengan berkoordinasi dengan pasokan tenaga kerja
• Pembaruan dan pencatatan data
• Pembuatan dan persiapan perjanjian kerja dengan karyawan baru
• Persiapan surat internal dan surat keluar 
• Pelaksanaan sosialisasi dan koordinasi

Nah, jadi dapat dipahami bahwa perbedaan HRD dan personalia terletak pada pengertian dan cakupan tugas masing-masing. HRD berfokus pada manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian, sementara personalia mencakup aktivitas-aktivitas terkait pengelolaan sumber daya manusia dalam aspek administratif.

Secara singkat, peran personalia terletak pada pengelolaan administratif, yang menjadi dasar penting bagi kelancaran fungsi HRD. Walaupun demikian, keduanya saling terkait dan memiliki peran yang krusial dalam struktur perusahaan. Baik divisi HRD maupun personalia memiliki tanggung jawab dalam mendukung segala aktivitas perusahaan, guna mencapai visi, misi, dan target yang telah ditetapkan. Semoga bermanfaat!