Layanan Outsourcing – Di era digital yang terus berkembang, bisnis dihadapkan pada tekanan untuk menjadi lebih efisien, inovatif, dan berfokus pada inti bisnis mereka. Inilah mengapa layanan outsourcing semakin menjadi pilihan utama bagi perusahaan-perusahaan di seluruh dunia. 

Layanan outsourcing memberikan manfaat signifikan, termasuk penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan akses ke keahlian khusus. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi konsep layanan outsourcing, mengapa ini menjadi langkah cerdas bagi perusahaan, serta beberapa bidang di mana outsourcing dapat memberikan dampak positif yang signifikan.

Apa itu Layanan Outsourcing?

Layanan outsourcing adalah praktik di mana perusahaan mengontrakkan pekerjaan, tugas, atau layanan tertentu kepada pihak ketiga atau vendor eksternal. Ini berarti bahwa perusahaan tidak lagi perlu menangani semua aspek operasional mereka sendiri, melainkan dapat mengandalkan penyedia layanan outsourcing untuk mengelola fungsi-fungsi tertentu.

UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 memainkan peran penting dalam mengatur industri ketenagakerjaan di Indonesia. Pasal-pasal seperti 54, 65, dan 66 dari undang-undang ini secara khusus mengatur penyediaan jasa outsourcing di pasar tenaga kerja. Sebagian besar karyawan yang bekerja dalam konteks ini memiliki status kontrak dengan perusahaan penyedia layanan outsourcing.

Mereka kemudian ditempatkan untuk bekerja di berbagai perusahaan atau klien yang membutuhkan layanan mereka. Proses kerja karyawan alih daya ini diatur secara ketat melalui kontrak kerjasama yang menguraikan hak dan kewajiban masing-masing pihak. 

Penting untuk dicatat bahwa penggunaan karyawan outsourcing umumnya dimaksudkan untuk mengisi posisi-pekerjaan yang sifatnya noncore atau tidak inti dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, regulasi ini tidak hanya mengatur hubungan antara penyedia jasa outsourcing dan karyawan, tetapi juga memastikan bahwa hak-hak dan perlindungan bagi semua pihak terjaga dalam ekosistem kerja yang semakin beragam ini.

Bagaimana Sistem Kerja dan Perekrutan Karyawan Outsourcing?

Sistem kerja dan perekrutan karyawan outsourcing adalah praktik di mana sebuah perusahaan atau organisasi mengontrak pihak ketiga atau penyedia layanan outsourcing untuk menyediakan karyawan yang akan bekerja dalam perusahaan tersebut. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam sistem kerja dan perekrutan karyawan outsourcing:

  1. Identifikasi Kebutuhan: Perusahaan harus memulai dengan mengidentifikasi kebutuhan spesifik untuk pekerjaan yang akan diisi oleh karyawan outsourcing. Ini mencakup mendefinisikan peran, tanggung jawab, kualifikasi, dan lamanya kontrak.
  2. Pilih Penyedia Jasa Outsourcing: Setelah kebutuhan ditetapkan, perusahaan harus memilih penyedia jasa outsourcing yang tepat. Ini melibatkan evaluasi berbagai penyedia jasa, mempertimbangkan reputasi, pengalaman, kualitas layanan, dan biaya.
  3. Penyusunan Kontrak: Setelah memilih penyedia jasa outsourcing, perusahaan dan penyedia akan menegosiasikan dan menyusun perjanjian kontrak. Kontrak ini akan mencakup detail seperti gaji, durasi kontrak, peraturan kerja, dan aspek hukum lainnya.
  4. Perekrutan Karyawan Outsourcing: Penyedia jasa layanan outsourcing akan mengambil langkah-langkah untuk merekrut, menyeleksi, dan menguji calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ini termasuk melakukan pemeriksaan latar belakang, verifikasi referensi, dan pengujian keterampilan.
  5. Penempatan Karyawan: Setelah seleksi selesai, karyawan outsourcing akan ditempatkan di perusahaan sesuai dengan perjanjian kontrak. Mereka akan menjadi bagian dari tim kerja perusahaan dan akan melaksanakan tugas sesuai dengan peran mereka.
  6. Manajemen Karyawan Outsourcing: Manajemen karyawan outsourcing akan menjadi tanggung jawab bersama antara perusahaan dan penyedia jasa outsourcing. Ini mencakup pengawasan kinerja, manajemen absensi, dan penyelesaian masalah yang mungkin muncul selama kontrak.
  7. Evaluasi dan Perpanjangan Kontrak: Perusahaan harus secara rutin mengevaluasi kinerja karyawan outsourcing. Jika karyawan tersebut memenuhi harapan, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk memperpanjang kontrak mereka atau menyewa mereka secara permanen jika diizinkan oleh peraturan.
  8. Pemutusan Kontrak: Jika karyawan outsourcing tidak memenuhi harapan atau ada perubahan dalam kebutuhan perusahaan, kontrak dapat diputus dengan pemberitahuan sesuai dengan perjanjian.

Sistem kerja dan perekrutan karyawan outsourcing dapat memberikan manfaat seperti pengurangan biaya, fleksibilitas, dan pengurangan administrasi sumber daya manusia. Namun, penting untuk memilih penyedia layanan outsourcing yang andal dan menjalankan proses seleksi yang ketat untuk memastikan karyawan outsourcing sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, manajemen yang efektif diperlukan untuk memastikan keberhasilan hubungan kerja dengan karyawan outsourcing.

Apa Persyaratan Dasar yang Harus Dipenuhi oleh Perusahaan yang Ingin Menyediakan Layanan Outsourcing?

Perusahaan outsourcing atau alih daya, yang memiliki bentuk badan hukum yang memenuhi syarat untuk melaksanakan pekerjaan tertentu, mengadakan perjanjian yang disetujui dengan perusahaan pemberi pekerjaan.

Pekerja, walaupun sehari-hari bekerja di lokasi kerja perusahaan pemberi kerja, tidak memiliki perjanjian kerja langsung dengan perusahaan pemberi kerja, melainkan dengan perusahaan alih daya.

Dengan kata lain, pekerja menjadi tanggung jawab perusahaan alih daya dan harus memenuhi syarat-syarat tertentu.

Pasal 20 dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021 menguraikan dua persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk mendirikan perusahaan outsourcing:

  1. Perusahaan jasa alih daya harus berbentuk badan hukum.
  2. Perusahaan tersebut wajib mematuhi semua perizinan berusaha, norma, standar, prosedur, dan kriteria perizinan berusaha yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Pusat.

Karena belum ada ketentuan yang baru diatur dalam UU No. 11/2020 bersamaan dengan PP 35/2021, maka ketentuan lama mengenai persyaratan perusahaan outsourcing yang diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) No. 19 Tahun 2012 bersama dengan Permenaker No. 11 Tahun 2019 tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain masih tetap berlaku. Maka syarat-syaratnya adalah sebagai berikut:

  • Izin usaha Perusahaan Jasa Penyediaan Pekerjaan (JPP) memiliki cakupan yang berlaku di seluruh wilayah Indonesia, dan berlaku selama perusahaan JPP beroperasi.
  • Proses pendaftaran perjanjian penyediaan jasa pekerja antara perusahaan JPP dan perusahaan pemberi kerja harus dilakukan di Disnaker Kabupaten/Kota di mana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
  • Selain itu, perusahaan JPP juga memiliki kewajiban untuk menyusun Perjanjian Kerja (PKWTT atau PKWT) dengan pekerja mereka, dan perjanjian kerja tersebut harus didaftarkan di Disnaker Kabupaten/Kota di mana pekerjaan tersebut dijalankan.

Beberapa Kategori Pekerjaan yang Umumnya Dipercayakan kepada Layanan Outsourcing

Menurut Pasal 65 Ayat 2 Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, beberapa jenis pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh karyawan yang bekerja melalui sistem alih daya melibatkan:

  1. Pekerjaan yang berdiri sendiri dan terpisah dari aktivitas inti perusahaan.
  2. Pekerjaan yang dilakukan sesuai perintah dari pemberi kerja, baik secara langsung maupun tidak langsung.
  3. Pekerjaan yang memberikan dukungan bagi operasional keseluruhan perusahaan.
  4. Pekerjaan yang tidak menghambat proses produksi secara langsung.

Layanan outsourcing atau alih daya dapat digunakan dalam berbagai jenis pekerjaan dan industri. Jenis pekerjaan yang dilayani oleh jasa outsourcing dapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

1. Pekerjaan Administratif:

  • Administrasi umum, seperti pengolahan data, pengelolaan dokumen, dan penanganan panggilan telepon.
  • Pekerjaan keuangan dan akuntansi, seperti pencatatan transaksi, perhitungan gaji, dan laporan keuangan.
  • Manajemen sumber daya manusia (SDM), termasuk perekrutan, pelatihan, dan pengelolaan administrasi karyawan.

2. Teknologi Informasi (TI):

  • Pengembangan perangkat lunak dan pemeliharaan sistem.
  • Dukungan teknis, termasuk bantuan helpdesk dan pemecahan masalah komputer.
  • Administrasi jaringan dan keamanan informasi.

3. Pekerjaan Produksi dan Manufaktur:

  • Montir dan operator mesin produksi.
  • Pengepakan dan pemrosesan barang.
  • Logistik dan rantai pasokan.

4. Layanan Pelanggan:

  • Layanan pelanggan telepon dan online.
  • Dukungan pelanggan dan penanganan keluhan.

5. Pekerjaan Pemasaran dan Penjualan:

  • Telemarketing dan penjualan melalui telepon.
  • Kampanye pemasaran digital.

6. Pekerjaan Kreatif:

  • Desain grafis dan multimedia.
  • Penulisan konten dan editing.

7. Pekerjaan Kesehatan dan Keperawatan:

  • Tenaga medis dan paramedis.
  • Pekerjaan administrasi rumah sakit.

8. Pekerjaan Konstruksi dan Teknik:

  • Pekerjaan konstruksi seperti tukang bangunan, operator mesin berat, dan pekerjaan teknik.
  • Jasa inspeksi dan pengujian teknik.

9. Pekerjaan Pendidikan:

  • Tenaga pengajar dan pelatih.
  • Pekerjaan administratif pendidikan.

10. Pekerjaan Penelitian:

  • Penelitian pasar dan penelitian ilmiah.
  • Analisis data dan statistik.

Sistem Pembayaran Gaji Pekerja dari Layanan Outsourcing

Setiap pekerja yang bekerja melalui sistem alih daya akan menerima upah atau gaji yang disalurkan oleh perusahaan penyedia layanan outsourcing tersebut.

Besaran gaji biasanya tergantung pada tingkat upah minimum provinsi atau daerah tempat perusahaan tersebut beroperasi, atau bisa juga ditentukan selama proses rekrutmen calon karyawan oleh perusahaan outsourcing.

Namun, beredar rumor bahwa dalam beberapa kasus, perusahaan penyedia jasa alih daya mungkin mengambil sebagian dari gaji pekerja, yakni sekitar 30%, sebagai komisi atas pelayanan yang mereka sediakan kepada klien-klien mereka.

Harap diingat bahwa praktik ini tidak umum terjadi di semua perusahaan jasa alih daya, karena sebagian besar perusahaan outsourcing sudah memperoleh biaya jasa dari perusahaan klien atau pengguna layanan mereka.

Kelebihan dan Kekurangan Layanan Outsourcing

Outsourcing adalah strategi bisnis di mana perusahaan mengontrak layanan atau tugas tertentu kepada pihak eksternal atau perusahaan jasa outsourcing. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari layanan outsourcing:

Kelebihan Layanan Outsourcing:

  • Efisiensi Biaya: Salah satu manfaat utama outsourcing adalah potensi penghematan biaya. Perusahaan dapat mengurangi biaya operasional seperti gaji karyawan, asuransi, pelatihan, dan infrastruktur.
  • Fokus Pada Inti Bisnis: Dengan mengalihkan tugas-tugas non-inti kepada penyedia jasa outsourcing, perusahaan dapat fokus pada aktivitas utama mereka yang dapat meningkatkan daya saing dan inovasi.
  • Akses Ke Keahlian: Outsourcing memungkinkan perusahaan mengakses tenaga ahli dan sumber daya yang mungkin tidak tersedia di dalam perusahaan. Ini dapat meningkatkan kualitas layanan.
  • Skalabilitas: Perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas dan sumber daya sesuai dengan kebutuhan mereka tanpa harus menghadapi kesulitan dalam merekrut atau mengurangkan karyawan.
  • Fleksibilitas: Kesepakatan outsourcing dapat disesuaikan dengan jangka waktu tertentu atau kebutuhan proyek, memberikan fleksibilitas yang lebih besar.

Kekurangan Layanan Outsourcing:

  • Kehilangan Kontrol: Salah satu kekurangan terbesar adalah perusahaan kehilangan sebagian kendali atas proses bisnis yang dioutsourcingkan. Ini dapat menyulitkan untuk mengendalikan mutu dan waktu pelaksanaan.
  • Risiko Keamanan Data: Outsourcing dapat melibatkan akses pihak ketiga terhadap data sensitif perusahaan. Ini meningkatkan risiko keamanan dan kerahasiaan data.
  • Kualitas Layanan Variabel: Kualitas layanan dari penyedia outsourcing bisa bervariasi. Beberapa penyedia mungkin tidak memenuhi standar yang diharapkan.
  • Ketergantungan Terhadap Pihak Ketiga: Ketergantungan terhadap penyedia outsourcing dapat membuat perusahaan rentan terhadap masalah internal atau perubahan dalam strategi bisnis penyedia.
  • Isu Etika dan Sosial: Outsourcing kadang-kadang menuai kritik dalam hal etika, seperti pemotongan pekerjaan lokal atau eksploitasi tenaga kerja di negara-negara dengan standar kerja yang lebih rendah.

Peluang Menguntungkan bagi Anda Mitra dan Kandidat

Dalam dunia teknologi yang terus berkembang, TOG Indonesia adalah mitra yang Anda cari untuk mengoptimalkan potensi SDM IT Anda. Kami memiliki pengalaman yang solid dalam menyediakan solusi outsourcing IT yang efisien dan berkualitas tinggi. 

Bagi kandidat SDM IT yang bersemangat untuk mengembangkan karier mereka, kami menawarkan peluang yang tak terbatas untuk bergabung dengan tim ahli kami dan terlibat dalam proyek-proyek berdampak besar. 

Di sisi lain, bagi mitra bisnis kami, kami mengundang Anda untuk menjalin kolaborasi yang saling menguntungkan dengan TOG Indonesia. Dengan keahlian kami dalam mengelola teknologi, Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis Anda. Kami siap membangun masa depan yang cerah dalam dunia teknologi bersama Anda. 

Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat bekerja sama, jangan ragu untuk menghubungi kami hari ini. Bersama-sama, mari wujudkan inovasi dan kesuksesan dalam bisnis dan teknologi.